Modifications

'''RSAO''' : Relevés Systématiques Assistés par Ordinateur

Les [[relevé]]s systématiques ne peuvent servir directement à faire sa [[généalogie]]. Il est donc inutile de les alourdir par des informations superfétatoires. On peut cependant concilier les relevés systématiques avec un but particulier, et ajouter des informations dans des rubriques additionnelles séparées, qui ne feront pas partie ensuite des éditions standard, mais que l'on pourra éditer pour ses besoins propres.

**Recherches informatisées multi-critères via CD-ROM ou Internet (ex : enfants d'un couple par sélection père & mère).

L'édition sur papier est le résultat final. Choisir le format A4 (21x29,7) car il peut être classé dans tous les bureaux et étagères.

Il est nécessaire d'étudier d'une manière rigoureusement détaillée comment on voudra présenter les listes ou états, si l'on veut que toutes les informations d'un acte tiennent sur une seule ligne ou sur 2 ou 3 ; on s'aperçoit alors qu'on est obligé de limiter la longueur de chaque information . Il faut le faire au moment de la saisie des informations, sinon quand on imprime une liste, le logiciel pourrait couper d'office chaque rubrique à une longueur donnée, et faire par exemple disparaître un prénom qu'on aurait voulu conserver. Il faut expérimenter pour avoir une présentation claire. Cette limitation des longueurs n'est pas une contrainte informatique, mais une contrainte de présentation des listes imprimées.

Cette fiche-type admet de multiples appellations, toutes équivalentes : grille de saisie, formulaire de saisie, format d'entrée, saisie d'un acte, enregistrement d'un acte, entrée des informations, canevas de saisie etc.....

**Conseil : travailler par équipe de 2 en enregistrant directement dans l'ordinateur (sans transcription manuelle intermédiaire).

**Une personne lit le registre et l'autre saisie. A la fin de chaque séance, faire une sauvegarde.

**En aucun cas plusieurs équipes ne doivent travailler sur les mêmes relevés car risques d'erreurs : doublons, manques, fichiers non cohérents, etc ...

**Ne jamais travailler sur les disquettes ayant servi aux relevés. Faire immédiatement une copie des fichiers sur un autre support pour archiver.

**Imprimer les listes-épreuves dans l'ordre de la saisie, pour les contrôles.

**De même pour une commune ayant plusieurs paroisses, on fusionnera les relevés de toutes les paroisses en une liste unique, après avoir eu soin de mentionner la paroisse dans la fiche de saisie. Éventuellement on pourra éditer en plus une liste par paroisse si cela paraît nécessaire.

**Pour les baptêmes et les décès, faire un tri alphabétique (norme AFNOR, référence NF Z 44-001) sur 3 niveaux : [[patronyme]], prénom et [[date]].

**Il n'est pas nécessaire d'imprimer la totalité des rubriques que l'on a enregistrées; pour la diffusion, on imprime les seules rubriques fondamentales explicitées dans la suite du document ; pour une utilisation personnelle, on est évidemment totalement libre.

**L'objectif est d'imprimer toutes les rubriques fondamentales, sans tronquer aucune information saisie. (si des informations sont tronquées, ce n'était pas la peine de les saisir !!).

Aussi nous avons mis au point un système de transfert et de fusion de tous les textes et listes en un seul document sous un logiciel de traitement de texte du commerce tel que Word. Ceci a 2 gros avantages : la mise en page est totalement souple, et n'impose aucune contrainte (en particulier de longueur de ligne). Le document forme un tout, et peut être transmis et ré-imprimé sans aucune manipulation. (L'auteur a en préparation un article assez technique sur cette question).

**La chasse aux erreurs : de lecture, de frappe, de manipulation, etc.

**Les logiciels ne permettent pas de détecter les erreurs de vraisemblance durant l'enregistrement. Un contrôle est possible lors du traitement informatique. Il faut faire preuve d'imagination. Il y a peu de contrôles systématiques (dates comprises entre les limites du registre, dates avec format xx-xx-xxxx, identité entre le nom du père et des enfants).

**Après ces contrôles informatiques, on imprimera une liste-épreuve dans l'ordre des registres pour une relecture comparative totale par équipe de deux des registres originaux et des listes. Il est préférable de faire cette relecture par deux personnes différentes. Puis corrections des erreurs.

**Exemple : sur 12 000 actes enregistrés, il a été détecté 5 à 6 % d'erreurs mineures (e non accentué, minuscule au lieu de majuscule, cadrage incorrect, etc) et 1 à 2 % d'erreurs majeures qui auraient définitivement empêché de retrouver un personnage (date ou patronyme ou omissions).

**Après les contrôles, les listes définitives sont imprimées.

**Le relevé contient une page de couverture (commune et code INSEE, département, type de relevés, dates extrêmes), une introduction (auteurs du relevés, date du travail, collection à partir de laquelle ont été faits les relevés et référence des registres, particularités des conventions adoptées et explications des abréviations, difficultés de lecture et actes manquants).

**Du point de vue reliure un système à anneaux plastiques multiples et rectangulaires semble la meilleure solution tout en restant peu onéreuse.

But fondamental d'un relevé systématique : créer des tables alphabétiques permettant de retrouver avec le minimum d'ambigüité un acte recherché.

Les documents édités dans ce but ne comporteront donc que les éléments nécessaires à cette recherche. Toute information superflue, ne participant pas à cette recherche ne devra pas être imprimée sur les tables. En fait on veut créer l'équivalent des tables décennales actuelles. Celles-ci ne comportent que le nom et les prénoms des individus, avec la date de l'acte. C'est assez sommaire, mais déjà d'une utilité considérable. Reconnaissons que quelques renseignements complémentaires permettent de trouver l'acte cherché avec beaucoup plus de certitude; cette meilleure identification de l'acte évite par la même occasion de feuilleter longuement un registre.

;'''Enregistrement :''': 1 seule fiche de saisie (enregistrement) par acte ( ne pas séparer les 2 partenaires d'un mariage en 2 enregistrements ) et 1 seul acte par fiche de saisie (enregistrement).

Ne pas mettre naissance et décès d'un individu sur le même enregistrement. Si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l'acte de naissance.

*- séparer NOM & prénoms (imposé pour recherche informatique) jamais NOM & prénoms dans la même rubrique

;'''Patronyme :''': prévoir impérativement une rubrique pour le patronyme du père: c'est la seule manière de traiter les cas particuliers ( absence de patronyme, utilisation du patronyme de la mère, inconnu, etc... ).

;'''Acte :''': (1) type d'acte (voir codification de "Acte') Si l'on n'enregistre que des mariages, l'informaticien de service pourra introduire automatiquement la lettre M .

;'''NOM du Mari :''': ( 20 ) la manie contemporaine est d'écrire le patronyme en majuscules; cette manie est récente et ne se retrouve pratiquement jamais dans les actes authentiques; il en résulte une perte d'information par suppression des accents. D'un autre côté, il faut reconnaître que si le patronyme est identique à un prénom, il y a risque de confusion. Aussi le patronyme sera effectivement écrit en majuscule : Pierre BERNARD est différent de PIERRE Bernard . Si le logiciel utilisé est assez nul pour ne pas avoir d'accent sur les majuscules, il faudra écrire les e accentués du patronyme en minuscule afin de conserver la prononciation authentique : on écrira : ANDRÉ sinon ANDRé; on écrira PAGÈS ou sinon PAGèS . De même on écrira le patronyme FRANÇOIS, à la rigueur FRANçOIS si votre machine ne comporte pas ce magnifique Ç ; (ne jamais écrire un horrible FRANCOIS)

;'''Prénoms du mari''': ( 25 ) : Enregistrer tous les prénoms; ceci est impératif car on ne sait jamais quel est le prénom usuel, lequel n'est pas forcément le premier; sinon un acte différent pourrait mentionner un prénom qui aurait été omis, d'où un risque de blocage complet lors d'une recherche ultérieure . Ne jamais mettre de trait d'union entre 2 prénoms, car on ignore totalement si Marie Anne se faisait appeler Marie ou Anne ou Marie-Anne, voire Marianne; même pour Jean Baptiste, il vaut mieux ne pas mettre de trait d'union car on a vu un Jean Baptiste qui s'est fait appeler ensuite uniquement Baptiste . En outre les traits d'union conduisent à des aberrations dans les tris informatiques. S'il y a trop de prénoms, on est malheureusement obligé de les abréger: la règle de couper les dernières lettres est probablement la plus simple et la plus rigoureuse; soit à abréger le prénom Françoise en 4 lettres : "Fran" respecte le tri dans l'ordre alphabétique au moins sur les 4 premières lettres; une recherche par ordinateur sur ces 4 lettres sortira tous les France Francis François Françoise Francette et l'on trouvera forcément le nom cherché parmi d'autres; l'abréviation "Frse" ne respecte pas l'ordre alphabétique et l'on est incapable de spécifier une recherche automatique, si l'on n'est pas sûr de l'abréviation; ne mettre aucun point à la fin des noms pour signaler l'abréviation ( car il vaut mieux mettre une lettre significative plutôt que "gaspiller" un emplacement avec le point ) et laisser un blanc entre chaque nom . Comme toujours, les cordonniers étant les plus mal chaussés, les prénoms de l'auteur de cet article posent un problème d'abréviation : soit François Jean-Baptiste Georges (30 caractères avec les espaces) à abréger en 25 caractères : François Jean Bapt George. Il semble qu'il soit admis que les deux prénoms les plus usuels, Marie et Jean, puissent être abrégés simplement par M. et J. Il faut absolument bannir cette manière de faire car il devient alors impossible de formuler une recherche automatique de ces prénoms à partir d'une simple lettre.

;'''PÈRE du mari :''': ( 20 ) Il est indispensable d'inscrire le patronyme du père et de ne pas l'omettre en admettant que c'est le même nom que celui de l'individu dont on enregistre l'acte. L'orthographe peut en être différente (féminisation des patronymes, tout à fait courante dans le midi ). C'est ensuite un élément de contrôle : il peut arriver que par erreur les noms du père et de la mère soient intervertis; ensuite ce nom est nécessaire pour tout traitement ou liste informatique portant par exemple sur la constitution des familles, ou recherche connaissant le nom du père. Finalement un enfant "naturel" ( comme s'il pouvait exister des enfants artificiels...) pourra porter le nom de sa mère ( c'est à la mode actuellement ) ou le nom du père qui l'a reconnu, ou le nom de sa famille d'adoption, ou un nom arbitraire donné par le curé . Il arrive que l'on ne puisse déterminer quel sera le patronyme effectivement utilisé par l'enfant naturel; aussi il convient de l'enregistrer plusieurs fois sous différents patronymes et à le mentionner dans les remarques; on est ainsi sûr de le retrouver ultérieurement quel que soit le patronyme adopté .

'''Prénoms du père du mari :''' ( 25 )

'''Exemples :''' 00.00.1753 = en 1753 00.5.1753 = en mai 1753 12.00.1753; Cette manière de faire permet de conserver un classement par date, au moins approximatif. En cas de date douteuse, on explicitera le doute dans les remarques.

;'''Date républicaine :''': (10 ). Format : j j.mm.aa . Les mois seront abrégés par les 2 premières lettres, sauf fructidor = ft frimaire = fm ventose = vt vendémiaire = vd . Les jours complémentaires seront abrégés : jc . Exemples : 3.vt.4 ou 03.VT.04 3.jc.5. On assurera la conversion en date grégorienne, et on fera figurer les 2 dates. Référence : (12). On enregistrera soit la cote des registres, soit le n° de la page ou du folio du registre s'il existe . Ceci facilite et accélère grandement la recherche de l'acte lui-même, en particulier pour des registres ouverts tête-bêche, ou remplis dans un ordre fantaisiste!

Le mémento de saisie résume toutes ces recommandations

=Dénomination des champs (ou rubriques)=

// liste prendre sur standardgw//

*Réalisé par R. Anzieu (03/2005) avec la brochure de François Baudelaire (04/2000)