Administratrice, wgw
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,→Conception des relevés systématiques
*- Reliure : recommander la reliure par barrettes plastiques à multiples trous rectangulaires, qui permet d'ouvrir le document à plat . Proscrire le collage sur la tranche, ou la barrette plastique enserrant la marge.
==Conception des relevés systématiques==
Le problème est lire la totalité des actes d'un registre (baptêmes, décès, mariages, notaires, insinuations, etc... ) et en établir des listes sans aucune erreur, dans l'ordre alphabétique.
Les relevés [[relevé]]s systématiques ne peuvent servir directement à faire sa [[généalogie]]. Il est donc inutile de les alourdir par des informations superfétatoires. On peut cependant concilier les relevés systématiques avec un but particulier, et ajouter des informations dans des rubriques additionnelles séparées, qui ne feront pas partie ensuite des éditions standard, mais que l'on pourra éditer pour ses besoins propres.
*But des relevés systématiques:
**Localisation des actes [[acte]]s authentiques et impression alphabétique de tables
**Recherches informatisées multi-critères via CD-ROM ou Internet (ex : enfants d'un couple par sélection père & mère).
**Etudes familiales, démographiques, sociologiques, onomastiques[[onomastique]]s, etc...*Informatique et [[logiciel ]] : voir page logiciels pour dépouiller
**Pour utiliser un ordinateur à un niveau élémentaire (mettre en route, enregistrer des actes et y faire des corrections) prévoir 4 ou 5 séances d'entraînement de 2 h chacune. Il est indispensable d'avoir à proximité un passionné d'informatique.
*Formats d'impression
L'édition sur papier est le résultat final. Choisir le format A4 (21x29,7) car il peut être classé dans tous les bureaux et étagères.
*Longueur des informations
Il est nécessaire d'étudier d'une manière rigoureusement détaillée comment on voudra présenter les listes ou états, si l'on veut que toutes les informations d'un acte tiennent sur une seule ligne ou sur 2 ou 3 ; on s'aperçoit alors qu'on est obligé de limiter la longueur de chaque information . Il faut le faire au moment de la saisie des informations, sinon quand on imprime une liste, le logiciel pourrait couper d'office chaque rubrique à une longueur donnée, et faire par exemple disparaître un prénom qu'on aurait voulu conserver. Il faut expérimenter pour avoir une présentation claire. Cette limitation des longueurs n'est pas une contrainte informatique, mais une contrainte de présentation des listes imprimées.
*Fiche-type de saisie : terminologie
Cette fiche-type admet de multiples appellations, toutes équivalentes : grille de saisie, formulaire de saisie, format d'entrée, saisie d'un acte, enregistrement d'un acte, entrée des informations, canevas de saisie etc.....
*Codification
**La saisie des informations doit se faire dans des rubriques écrites en clair et être elles- mêmes transcrites en clair.
**La présentation décennale des listes n'a aucune justification pour l'ancien régime. Les dates de début et de fin d'une liste dépendent essentiellement de celles des registres. Pour simplifier la consultation on pourra regrouper la totalité des relevés pour un petit village.
**De même pour une commune ayant plusieurs paroisses, on fusionnera les relevés de toutes les paroisses en une liste unique, après avoir eu soin de mentionner la paroisse dans la fiche de saisie. Éventuellement on pourra éditer en plus une liste par paroisse si cela paraît nécessaire.
**Pour les baptêmes et les décès, faire un tri alphabétique (norme AFNOR, référence NF Z 44-001) sur 3 niveaux : [[patronyme]], prénom et [[date]].Impression Il n'est pas nécessaire d'imprimer la totalité des rubriques que l'on a enregistrées; pour la diffusion, on imprime les seules rubriques fondamentales explicitées dans la suite du document ; pour une utilisation personnelle, on est évidemment totalement libre.
**L'objectif est d'imprimer toutes les rubriques fondamentales, sans tronquer aucune information saisie. (si des informations sont tronquées, ce n'était pas la peine de les saisir !!).
**L'impression des mariages pose un problème assez complexe : la totalité des informations incompressibles (c'est-à-dire avec les 2 parents des époux) ne tient pas sur une seule ligne. Il faut donc trouver un mode de représentation sur plusieurs lignes, et qui minimise les renvois d'une table à l'autre. L'impression en colonnes ne donne généralement pas des résultats satisfaisants.
Il ne faut surtout pas effectuer des centaines de relevés sans avoir fait des essais d'impression. Dès qu'on a fait quelques dizaines de relevés, il faut les imprimer pour voir effectivement comment se présenteront les listes définitives et quelles sont les nécessités d'abréviations; il est tout à fait normal de faire de nombreux essais avant d'obtenir la version finale. Vérifier le changement de page avant de lancer l'impression définitive.
Pour imprimer un document rassemblant les naissances, mariages, décès d'une commune, avec une introduction, on peut être amené à imprimer un document rédactionnel, puis faire 3 ou 4 impressions indépendantes pour chaque chapitre; et finalement rassembler manuellement le tout pour en faire une brochure complète. Tout ceci est extrêmement mal commode. Aussi nous avons mis au point un système de transfert et de fusion de tous les textes et listes en un seul document sous un logiciel de traitement de texte du commerce tel que Word. Ceci a 2 gros avantages : la mise en page est totalement souple, et n'impose aucune contrainte (en particulier de longueur de ligne). Le document forme un tout, et peut être transmis et ré-imprimé sans aucune manipulation. (L'auteur a en préparation un article assez technique sur cette question).
*Contrôles
**La chasse aux erreurs : de lecture, de frappe, de manipulation, etc.
